Cascading Nilai-Nilai Organisasi – Sebuah Tantangan di Tengah-Tengah Etika yang Melemah

PENGAPIAN:

Sepanjang hidup kita, kita melewati banyak bentuk organisasi. Yang pertama adalah keluarga. Kemudian sekolah, kampus, dan kelompok teman. Perusahaan tempat kami bekerja adalah yang berikutnya. Kami mendaftar di asosiasi atau serikat pekerja profesional, sosial, atau agama. Apartemen atau masyarakat tempat kita tinggal setidaknya 1/3 dari jangka hidup kita, juga memenuhi syarat untuk menjadi sebuah organisasi.

Keluarga adalah satu-satunya organisasi yang memberikan keanggotaan kehidupan dalam arti yang sebenarnya. Dalam bentuk lain dari organisasi, periode keanggotaan kami bervariasi tergantung pada minat kami, harapan organisasi, dan keadaan yang menarik dalam beberapa kasus.

Ketika melewati berbagai bentuk organisasi pada berbagai tahap kehidupan, kami mengambil pengalaman dengan nilai-nilai yang tertanam. Meskipun sulit untuk menggeser orientasi nilai atau orientasi nilai setelah usia tertentu, kami memoderasi mereka untuk menanggapi situasi yang diberikan atau yang muncul.

Sekadar merangkum dan menyatakan secara sederhana, nilai adalah asas atau keyakinan inti, kita memegang erat hati kita sehingga organisasi menyimpannya dari dekat ke hati.

Tak perlu disebutkan lagi, kita mulai mengambil bahan baku dari anak usia dini dan pada saat kita mencapai usia dewasa, kita telah membentuk atau menemukan nilai-nilai kita. Sekarang, kita memasuki kehidupan profesional. Jika kita menjadi wiraswasta atau tetap wiraswasta, tantangan mengalir atau mengikuti nilai-nilai agak bisa dilakukan. Kesulitan merayap ketika kita mengambil rute kerja yang digaji. Entah kita menemukan bahwa nilai-nilai organisasi tidak sesuai dengan nilai-nilai kami atau kami menemukan bahwa perusahaan kami tidak mempraktekkan nilai-nilai yang diberitakan. Kedua situasi itu menyebabkan kekacauan.

Oleh karena itu, peran apa yang dimiliki organisasi untuk memastikan bahwa karyawan menemukan kesesuaian antara dua set nilai? Di sisi lain, karyawan mengikuti nilai-nilai organisasi selama mereka tidak berselisih dengan nilai-nilai pribadi mereka.

Saya memiliki kebiasaan luar biasa untuk membuat perbandingan antara peristiwa kehidupan dan peristiwa pekerjaan. Jadi di sini lagi, saya akan mengambil pelajaran dari masa kecil saya. Saya tumbuh dalam keluarga kuasi bersama di mana anggota keluarga sering bertemu. Bagaimana orang tua saya atau orang tua mentransfer nilai-nilai keluarga kepada saya ketika saya tumbuh dewasa? Terutama melalui dua mekanisme. Satu, demonstrasi dan kedua, penjelasan atau klarifikasi.

Seperti yang terjadi di sebagian besar keluarga India, orang tua saya membungkuk kepada sesepuh mereka sebagai tanda hormat, setiap kali kami bertemu dengan mereka. Perilaku mereka membungkuk adalah penguatan berulang. Ketika saya menyimpang dari perilaku yang diharapkan, mereka dimarahi pertama dan kemudian dijelaskan dengan logika mengapa saya harus berpegang teguh. Ketika orang tua saya bertengkar dan kemudian tertawa bersama, saya belajar nilai-nilai RECONCILIATION dan OPENNESS. Selain itu, saya merangkul nilai-nilai keluarga dengan mudah karena kemampuan penalaran saya tidak dikembangkan kemudian.

Setelah saya lulus dalam manajemen bisnis, saya dikaitkan dengan tiga perusahaan perusahaan selama sekitar 20 tahun. Masing-masing perusahaan memiliki seperangkat nilai, dicetak oleh para pendiri atau promotor atau manajemen puncak. Karena setiap perusahaan memiliki permulaan pada waktu yang berbeda baik oleh promotor generasi pertama atau melalui usaha patungan di antara perusahaan yang tertarik, ada perbedaan jelas dalam metode mereka untuk menurunkan dan menurunkan nilai.

Apa yang menyusul berikutnya adalah singkat simbolis pada metode-metode yang menjaring nilai-nilai organisasi yang saya alami di perusahaan-perusahaan ini.

Demonstrasi oleh Pemimpin:

Tidak diragukan lagi, ini adalah metode yang paling ampuh untuk mentransfer nilai di seluruh hierarki dan lokasi. Karyawan mengamati Pemimpin mereka dalam berbagai situasi dan merasakan kesesuaian antara nilai-nilai yang terdokumentasi dan versi dalam mode mereka. Semakin kongruen, semakin cepat nilai-nilainya mengalir.

Pelajaran tertinggi bagi karyawan terletak pada perilaku Pemimpin dalam krisis. Bagaimana mengarahkan para pemimpin melalui krisis adalah tes lakmus untuk mereka serta untuk kekuatan nilai-nilai organisasi. Jika karyawan melihat Pemimpin mereka berbicara & berbaur secara terbuka, membayar dari saku untuk pengeluaran pribadi, dan bekerja tanpa henti untuk mencapai tujuan, mereka mempelajari nilai-nilai KEBERAN, INTEGRITAS, dan KEUNGGULAN masing-masing. Saya yakin saya memiliki perjanjian Anda.

Namun, perilaku Kepemimpinan seperti enam dalam pertandingan kriket. Seorang batsman tidak dapat memukul enam pada setiap pengiriman, meskipun enam menghasilkan hasil maksimal. Oleh karena itu, dia harus terus mencoret papan skor dengan mengambil single dan ganda atau dengan memukul batas sesekali. Oleh karena itu, seperti seorang batsman, para pemimpin harus terus menunjukkan kepatuhan pada nilai-nilai dalam setiap contoh untuk menjaga papan nilai berdetak.

Komunikasi karyawan:

Setiap komunike kepada karyawan menyajikan peluang untuk kecapi pada nilai-nilai organisasi. Tantangannya adalah memastikan bahwa bahasanya renyah dan mudah dipahami. Majalah cetak atau elektronik adalah media yang kuat untuk menyampaikan nilai-nilai dan alasan organisasi mengapa karyawan harus bersedia mematuhi mereka.

Pidato-pidato yang dibuat oleh para Pemimpin atau Manajer Senior perusahaan pada berbagai peristiwa, juga merupakan media yang kuat untuk menjelaskan kebutuhan secara pribadi, untuk mencapai tujuan bisnis sambil tetap setia pada nilai-nilai. Saya mengalami tindakan media ini di ketiga perusahaan tempat saya bekerja.

Visual:

Nilai-nilai berdasarkan sifatnya bersifat absolut. Oleh karena itu, mereka membutuhkan dorongan konstan untuk penetrasi mereka dalam pikiran dan hati karyawan. Nilai-nilai dengan arti ringkas yang ditampilkan di tempat-tempat yang mencolok di ruang rapat, di lantai toko, di kantin, di kantor, di ruang pertemuan atau ruang pelatihan, dll. Segera menarik perhatian.

Selain itu, kop surat, kartu kunjungan, alat tulis internal, layar komputer, dll. Dapat membawa nilai baik dalam bentuk teks atau dalam bentuk simbolik. Pilihan warna atau simbol adalah cara yang halus namun ampuh untuk menyampaikan nilai tertentu, mis. merah untuk nilai AGRESSIVENESS atau panah ke atas untuk nilai PERTUMBUHAN.

Desain Organisasi & Proses Bisnis:

Jika hierarki terlalu panjang dengan banyak sub-nilai atau jika proses pengambilan keputusan terlalu lambat, dan jika SPEED adalah nilai, maka itu adalah kasus potensi misalignment. Ketika PEMBERDAYAAN adalah nilai dan jika Manajer Senior tidak dapat menyetujui bahkan biaya kecil, ada kontradiksi yang pasti. Ketika Manajer biasanya mempertanyakan setiap tindakan bawahan dan jika KEPERCAYAAN adalah nilai, maka ada ketidaksesuaian.

Ketika organisasi menilai peringkat dalam memiliki pelanggan yang tidak puas atau tidak puas dan jika PELAYANAN PELANGGAN adalah nilai, karyawan pasti melihat jurang. Ketika pelanggan berulang kali mengeluhkan kualitas barang atau layanan yang buruk dan jika KUALITAS adalah sebuah nilai, itu adalah kasus berkhotbah — tetapi-tidak-berlatih.

Penjajaran Vendor:

Dalam dua dekade terakhir, organisasi-organisasi India telah mengakui kebutuhan untuk bergaul dengan hanya vendor yang memiliki nilai-nilai organisasi yang menguatkan. Praktik audit nilai vendor sebelum kontrak formal perlahan-lahan mendapatkan tanah di India.

Secara mencolok, ini adalah fitur umum di antara banyak perusahaan multinasional terkemuka. Memecat vendor ketika tingkah lakunya berada dalam kontrak, tetapi bertentangan dengan nilai-nilai organisasi, semakin menjadi biasa di India. Praktik-praktik semacam itu memperbesar keragaman nilai-nilai organisasi.

PUNCAK:

Jika organisasi benar-benar ingin membantu karyawannya memahami dan mengadopsi nilai bisnisnya, jalur terbaik adalah memformalkan proses. Ini berarti berbagi dengan karyawan dalam sesi formal, (1) makna yang diterjemahkan dari setiap nilai dalam konteks bisnis yang diberikan, (2) logika dan keuntungan dari setiap nilai, dan (3) perilaku yang dapat diamati untuk setiap nilai.

Organisasi harus berkomunikasi dengan tegas dan menunjukkan konsekuensi dari ketidakpatuhan. Saya telah mengalami dua kesempatan yang berbeda kekuatan nilai-nilai. Pada kedua kesempatan itu, manajemen puncak segera memecat pemimpin yang sangat senior dan melakukan karena mereka telah memperlihatkan perilaku yang tidak selaras dengan nilai-nilai dan merusak reputasi organisasi.

Ironisnya, organisasi India lebih suka menunggu undang-undang dan kemudian mematuhi. Kasus yang bersangkutan adalah diberlakukannya Pelecehan Seksual Perempuan di Tempat Kerja (Pencegahan, Pelarangan, dan Redressal) Act, 2013. Mahkamah Agung India telah mengeluarkan pedoman pada akhir 1990-an untuk menerapkan mekanisme yang sesuai dalam organisasi untuk merekam dan menyelesaikan contoh pelecehan seksual. Tidak ada yang peduli sampai 2013. Tiba-tiba ada panggilan bangun ketika Pemerintah memberi tahu Undang-Undang.

Dalam latar belakang di atas, saya yakin bahwa setiap organisasi dapat mengambil manfaat jika tindakan berikut dilakukan dengan keyakinan.

(1) Turunkan dan komunikasikan nilai-nilainya secara formal dan tidak ambigu kepada semua karyawan termasuk karyawan baru.

(2) Mengembangkan undang-undang internal untuk memastikan bahwa setiap karyawan mematuhi nilai-nilai ini.

(3) Menempatkan mekanisme untuk merekam dan menyelesaikan contoh-contoh ketidakpatuhan. Manajemen juga harus menunjukkan bahwa mekanisme ini berfungsi, jangan sampai karyawan akan melihat celah nilai lagi.

(4) Melaksanakan proses audit untuk memperkuat budaya melalui nilai-nilai.

(5) Meskipun sulit, tetapi berusaha untuk mengidentifikasi dan memberi ganjaran yang sesuai kepada karyawan yang memenuhi nilai-nilai organisasi.

Sejarah membuktikan bahwa organisasi-organisasi dengan nilai-nilai lemah atau dengan nilai-nilai yang buruk telah menyerah pada tekanan dan telah melakukan bunuh diri dengan cara. Dikatakan bahwa sejarah adalah guru yang baik dan oleh karena itu sekarang adalah waktu untuk memberikan perhatian yang tepat pada kaskade yang paling efektif dari nilai organisasi. Lebih dari itu, ketika tekanan persaingan membujuk organisasi untuk mengambil jalan pintas menuju sukses.

Mengelola Persediaan Kantor untuk Organisasi Besar

Tidak peduli seberapa besar atau kecil suatu organisasi, menjaga persediaan pasokan kantor yang siap tersedia dapat menekan biaya dan meningkatkan tingkat produktivitas secara keseluruhan – bayangkan stres menghabiskan satu hari penuh menyiapkan presentasi penting untuk klien penting, hanya untuk menemukan bahwa salah satu kolega Anda menggunakan kertas terakhir kemarin dan tidak berpikir untuk memberitahu siapa pun?

Mengelola perlengkapan kantor untuk organisasi besar dengan cara mudah

Idealnya, alat tulis dan perlengkapan lain untuk kantor perlu dikelola oleh satu orang, atau jika ada beberapa kantor dalam organisasi, oleh satu orang per kantor. Peran ini biasanya termasuk dalam deskripsi pekerjaan seorang manajer kantor, tetapi dapat didelegasikan kepada anggota junior yang bertanggung jawab dari tim administrasi. Persediaan juga sebaiknya disimpan di satu lokasi pusat, dari mana distribusi dapat dikontrol dengan lebih mudah.

Dapat dikatakan bahwa usaha kecil memiliki lebih mudah ketika datang untuk mengelola alat tulis dan peralatan kantor lain: selalu satu orang bertugas memesan persediaan baru dan mudah untuk melacak siapa yang menggunakan apa, sedangkan untuk organisasi yang lebih besar dapat jauh lebih sulit untuk mempertahankan kendali atas pengeluaran dan penggunaan. Untuk alasan ini, meskipun persediaan diperbarui secara berkala sangat penting untuk semua bisnis, organisasi besar pada khususnya akan mendapat manfaat.

Mengapa persediaan persediaan penting?

Persediaan persediaan membantu manajer kantor untuk selalu memperhatikan peralatan tulis dan peralatan kantor. Daftar harus dibuat dari semua persediaan di awal dan penggunaan persediaan yang dilacak selama bulan normal. Ketika pola penggunaan telah diidentifikasi, tingkat penyusunan ulang dapat ditetapkan sehingga ketika jumlah produk turun di bawah tingkat yang ditentukan, persediaan baru dapat disusun kembali, yang sangat penting untuk produk yang sering digunakan seperti kertas dan kartrid tinta.

Sementara mempertahankan persediaan tingkat tinggi di kantor akan mencegah kekurangan bencana di saat yang tidak tepat, mereka juga akan mengambil ruang penyimpanan yang berharga. Inventaris dapat membantu mencegah masalah penyimpanan dengan selalu memastikan tingkat persediaan yang optimal dipertahankan, dan dengan memantau inventaris setiap saat, tingkat persediaan kembali dapat disesuaikan jika diperlukan.

Selalu kendalikan siapa yang memiliki akses ke persediaan di kantor. Jika semua orang mulai menolong diri mereka sendiri untuk persediaan baru setiap kali suasana hati menyerang, tingkat persediaan akan segera berantakan dan barang-barang penting dapat habis lebih cepat dari yang diharapkan. Untuk menghindari hal ini, lakukan pemeriksaan stok fisik setidaknya satu kali per bulan.

Buat pesanan pembelian untuk setiap pesanan persediaan dan centang item yang dikirimkan terhadap pesanan asli. Ini juga merupakan praktik yang baik untuk mempertahankan kebijakan di mana semua pesanan ditempatkan melalui manajer persediaan sehingga tingkat persediaan stok dapat dilacak.

Bagaimana menjaga biaya persediaan Anda turun

Meskipun organisasi yang lebih besar memiliki daya beli jauh lebih besar daripada bisnis kecil, penting bagi manajer kantor untuk tidak menjadi malas dengan selalu menggunakan pemasok yang sama. Buatlah titik harga secara teratur memeriksa barang-barang populer di persediaan persediaan untuk memastikan Anda diberi harga terbaik dan jangan takut untuk menegosiasikan kesepakatan yang lebih baik jika diperlukan.