Mengelola Persediaan Kantor untuk Organisasi Besar

Tidak peduli seberapa besar atau kecil suatu organisasi, menjaga persediaan pasokan kantor yang siap tersedia dapat menekan biaya dan meningkatkan tingkat produktivitas secara keseluruhan – bayangkan stres menghabiskan satu hari penuh menyiapkan presentasi penting untuk klien penting, hanya untuk menemukan bahwa salah satu kolega Anda menggunakan kertas terakhir kemarin dan tidak berpikir untuk memberitahu siapa pun?

Mengelola perlengkapan kantor untuk organisasi besar dengan cara mudah

Idealnya, alat tulis dan perlengkapan lain untuk kantor perlu dikelola oleh satu orang, atau jika ada beberapa kantor dalam organisasi, oleh satu orang per kantor. Peran ini biasanya termasuk dalam deskripsi pekerjaan seorang manajer kantor, tetapi dapat didelegasikan kepada anggota junior yang bertanggung jawab dari tim administrasi. Persediaan juga sebaiknya disimpan di satu lokasi pusat, dari mana distribusi dapat dikontrol dengan lebih mudah.

Dapat dikatakan bahwa usaha kecil memiliki lebih mudah ketika datang untuk mengelola alat tulis dan peralatan kantor lain: selalu satu orang bertugas memesan persediaan baru dan mudah untuk melacak siapa yang menggunakan apa, sedangkan untuk organisasi yang lebih besar dapat jauh lebih sulit untuk mempertahankan kendali atas pengeluaran dan penggunaan. Untuk alasan ini, meskipun persediaan diperbarui secara berkala sangat penting untuk semua bisnis, organisasi besar pada khususnya akan mendapat manfaat.

Mengapa persediaan persediaan penting?

Persediaan persediaan membantu manajer kantor untuk selalu memperhatikan peralatan tulis dan peralatan kantor. Daftar harus dibuat dari semua persediaan di awal dan penggunaan persediaan yang dilacak selama bulan normal. Ketika pola penggunaan telah diidentifikasi, tingkat penyusunan ulang dapat ditetapkan sehingga ketika jumlah produk turun di bawah tingkat yang ditentukan, persediaan baru dapat disusun kembali, yang sangat penting untuk produk yang sering digunakan seperti kertas dan kartrid tinta.

Sementara mempertahankan persediaan tingkat tinggi di kantor akan mencegah kekurangan bencana di saat yang tidak tepat, mereka juga akan mengambil ruang penyimpanan yang berharga. Inventaris dapat membantu mencegah masalah penyimpanan dengan selalu memastikan tingkat persediaan yang optimal dipertahankan, dan dengan memantau inventaris setiap saat, tingkat persediaan kembali dapat disesuaikan jika diperlukan.

Selalu kendalikan siapa yang memiliki akses ke persediaan di kantor. Jika semua orang mulai menolong diri mereka sendiri untuk persediaan baru setiap kali suasana hati menyerang, tingkat persediaan akan segera berantakan dan barang-barang penting dapat habis lebih cepat dari yang diharapkan. Untuk menghindari hal ini, lakukan pemeriksaan stok fisik setidaknya satu kali per bulan.

Buat pesanan pembelian untuk setiap pesanan persediaan dan centang item yang dikirimkan terhadap pesanan asli. Ini juga merupakan praktik yang baik untuk mempertahankan kebijakan di mana semua pesanan ditempatkan melalui manajer persediaan sehingga tingkat persediaan stok dapat dilacak.

Bagaimana menjaga biaya persediaan Anda turun

Meskipun organisasi yang lebih besar memiliki daya beli jauh lebih besar daripada bisnis kecil, penting bagi manajer kantor untuk tidak menjadi malas dengan selalu menggunakan pemasok yang sama. Buatlah titik harga secara teratur memeriksa barang-barang populer di persediaan persediaan untuk memastikan Anda diberi harga terbaik dan jangan takut untuk menegosiasikan kesepakatan yang lebih baik jika diperlukan.

Perlengkapan dan Fasilitas Hotel – Mengelola Ekspektasi untuk Meningkatkan Tingkat Hunian

Tidak seperti bisnis lain, hotel telah dipaksa untuk meningkatkan permainan mereka saat orang bepergian lebih sedikit dan, ketika mereka bepergian, anggaran mereka lebih kecil dalam perekonomian yang masih tertinggal. Meskipun tujuannya selalu penuh dan tingkat hunian yang tinggi, semua hotel memiliki kamar kosong yang perlu diisi. Para pelaku bisnis perhotelan menyadari bahwa hotel mereka masing-masing ada di antara banyak dan bahwa konsumen memiliki berbagai pilihan hotel untuk dipilih. Hotel menyadari bahwa bagian dan paket mempertahankan tingkat hunian mereka menawarkan fasilitas yang tepat dengan harga yang kompetitif untuk menarik tamu baru dan mempertahankan yang kembali. Dalam industri penginapan, hotel harus berada di depan tren saat ini agar tingkat hunian mereka lebih baik yang berarti memperhatikan persediaan hotel yang lebih disukai sebagai pikiran anggaran mereka.

Para pelaku bisnis hotel memulai dengan premis bahwa sebagian besar hotel menawarkan fasilitas dan perlengkapan hotel dasar yang sama seperti perlengkapan mandi gratis, ember es tahan lama, dan gantungan fungsional. Mereka menawarkan dasar-dasar dalam upaya untuk membuat tamu tetap nyaman dengan menawarkan kenyamanan rumah. Sementara definisi suplai hotel "dasar" akan bervariasi tergantung pada kelas hotel, sebagian besar hotel menyediakan gelas minum, baik plastik, ember es baik yang menghancurkan plastik atau kulit imitasi dan besi dengan papan setrika. Hotel bersaing satu sama lain untuk bisnis. Fasilitas yang mereka tawarkan adalah bagian dari kompetisi itu. Itulah mengapa tamu menemukan banyak hotel di area umum dan kisaran harga yang sama dengan fasilitas dan perlengkapan hotel yang serupa.

Tergantung pada kecanggihan hotel itu sendiri, para tamu dapat mendefinisikan 'dasar' secara berbeda. Handuk penyerap, seprei dengan jumlah benang yang lebih tinggi, batang shower yang ditekuk, dan rak bagasi kayu yang berat menjadi kebutuhan dasar, yang diharapkan untuk hotel di kelas menengah hotel. Karena mereka terus-menerus bersaing untuk para tamu guna mempertahankan tingkat hunian mereka, hotel terus berjuang untuk mencapai persaingan terbaik mereka. Ini lebih benar karena hotel yang lebih canggih karena mereka tahu konsumen memiliki berbagai pilihan dan standar seperti gelas minum dan layanan kopi tidak lagi cukup. Sebaliknya, hotel harus mempelajari apa dasar yang baru dan menambahkannya ke repertoar persediaan dan fasilitas hotel untuk mempengaruhi tingkat hunian mereka.

Hotel bintang 5 dan resor berada di pesawat yang unik dalam segala hal dari tingkat layanan tamu yang mereka tawarkan ke daftar kenyamanan yang tersedia dan fasilitas yang ditawarkan untuk menarik tamu dan meningkatkan tingkat hunian. Jubah mandi microfiber dan sandal, gelas kaca monogram, sistem video game, dan cermin cukur bebas kabut adalah salah satu perlengkapan hotel berkualitas tinggi yang ditawarkan kepada para tamu di resor dan hotel mewah. Mereka berharap, dan angka-angka memberitahu mereka, bahwa dengan menawarkan fasilitas yang berada di atas dan di luar pasokan dasar hotel yang disediakan oleh persaingan mereka, mereka tidak hanya akan menarik dan mempertahankan tamu yang lebih kaya tetapi juga meningkatkan tingkat hunian mereka.

Itu diberikan bahwa hotel, terlepas dari peringkat dan harga mereka, ingin menyenangkan tamu mereka dengan menawarkan perlengkapan dan fasilitas hotel terbaik. Namun, ketika hotel sedang meninjau fasilitas yang mereka dapat tawarkan kepada tamu, memutuskan persediaan hotel tertentu yang akan mereka tawarkan akan bergantung sebagian pada anggaran mereka dan apa yang tamu hotel sebelumnya telah mengindikasikan ingin mereka lihat atau mungkin untuk digunakan. Persediaan hotel merupakan bagian intrinsik dari pengalaman hotel dan dampaknya tidak dapat, dan tidak boleh, berada di bawah perkiraan karena dapat mempengaruhi tingkat hunian. Semua yang lain sama, persediaan hotel yang tepat dapat membuat atau menghancurkan pengalaman tamu.